với sự hợp tác của

Dùng tính năng dán đặc biệt Paste Special trong Word

         Khi bạn cắt (cut) hay sao chép (copy) và dán (paste) các nội dung từ nhiều nguồn văn bản khác nhau (tài liệu, Website, file PDF,…), các phần text được copy đó sẽ được dán cùng với các định dạng (format) của tài liệu gốc. Chẳng hạn, đó là những font chữ, cỡ chữ hay màu chữ khác nhau; các liên kết hyperlink, bảng biểu hay đồ họa; các dấu chấm câu, dấu mũ, ký tự đặc biệt,… Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ rối mắt, trông giống như một “nồi lẩu thập cẩm” vậy đó.

        Microsoft Word 2007 có sẵn tính năng giúp bạn khắc phục tình trạng này, gọi là Paste Special (dán đặc biệt). Nó sẽ “loại bỏ” tất cả các định dạng gốc để chỉ dán các text theo đúng format của trang văn bản đang xử lý.

        Nhưng để dễ sử dụng tính năng này, trước hết, bạn nên bổ sung thêm lệnh Paste Special vào thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar. Để làm điều này, bạn nhấn chuột lên nút mũi tên ở cuối thanh Quick Access Toolbar và chọn trên menu xổ xuống lệnh More Commands…

         Trên màn hình Word Options, bạn chọn nhóm Customize trên khung bên trái và chọn Popular Commands trong hộp Choose commands from. Sau đó, trong khung giữa, bạn dùng chuột chọn lệnh Paste Special… rồi nhấn nút Add >> để bổ sung lệnh này vào khung bên phải.

        Khi lệnh Paste Special xuất hiện trong khung bên phải, bạn nhấn nút OK.

        Icon lệnh Paste Special sẽ xuất hiện trên thanh Quick Access Toolbar.

         Từ nay, mỗi khi cần cắt/sao chép và dán dữ liệu từ bất cứ nguồn nào mà muốn nó chỉ hiển thị text trong văn bản Word theo đúng format của văn bản đích, bạn chỉ việc tô chọn dữ liệu đó rồi nhấn lệnh Copy hay tổ hợp phím Ctrl+C như bình thường. Sau đó bạn đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán dữ liệu. Chỉ có điều, trước khi dùng lệnh Paste hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+V, bạn nhấn lên icon Paste Special trên thanh Quick Access Toolbar.

        Hộp thoại Paste Special xuất hiện. Bạn chọn Paste rồi chọn Unformatted Text (văn bản không định dạng). Nhấn OK.

         Dữ liệu vừa copy sẽ được dán vào trang Word chỉ thuần có text “chay”, không kèm theo bất cứ định dạng nào.

 PHẠM HỒNG PHƯỚC