với sự hợp tác của

Kiểm tra và gỡ bỏ các thông tin cá nhân trong văn bản Word

        Trong quá trình soạn thảo, Microsoft Word sẽ lưu giữ lại những thông tin cá nhân của người soạn thảo, những sửa đổi hay ghi chú vào trang văn bản. Vì thế, nếu không muốn cho người nhận văn bản Word trích xuất được các thông tin riêng tư đó, bạn cần gỡ bỏ chúng trước khi gửi file Word đi.

        Word 2007 có sẵn tính năng Inspect Document giúp bạn kiểm tra tài liệu để tìm các dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân được nhúng vào trang Word.

        Bạn nhấn lên nút Office ở góc trên bên trái của cửa sổ làm việc Word. Chọn lệnh Prepare trên menu xổ xuống rồi bấm vào lệnh Inspect Document.

        Trên màn hình Document Inspector, bạn đánh dấu chọn những loại dữ liệu, thông tin mà mình muốn kiểm tra. Mặc định nó chọn tất cả. Đó là:

        - Comments, Revisions, Versions, and Annotations: những nhận xét, sửa lại, phiên bản và chú giải.

        - Document Properties and Personal Information: những thuộc tính văn bản và thông tin cá nhân

        - Custom XML Data: các dữ liệu XML.

        - Headers, Footers, and Watermarks: các tiêu đề đầu trang, chân trang và dấu chìm.

        - Hidden Text: các từ, các chữ ẩn.

        Chọn xong, bạn nhấn nút Inspect để Word tiến hành kiểm tra.

        Kiểm tra xong, Word sẽ hiển thị kết quả cho bạn. Nếu tìm thấy trong văn bản Word có các dữ liệu nào mà bạn yêu cầu, nó sẽ hiển thị cho bạn biết. Nếu muốn gỡ bỏ dữ liệu đó, bạn chỉ việc nhấn lên nút Remove All.

        Nhấn nút Close để đóng màn hình Document Inspector lại.

 PHẠM HỒNG PHƯỚC